احصل على أفضل برنامج لعملك.
برامج إدارة حسابات العملاء وهي برامج بيانات الحسابات المدينة حديثة ودقيقة ومركزة، لمساعدتك في إدارة مدفوعات العملاء.
يقدم هذا الدليل مقترحات عملية حول كيفية اختيار البرنامج المناسب لضمان تحصيل حسابات العملاء بالكامل مع الحد الأدنى من الوقت والتكلفة.
ما هي برامج إدارة حسابات العملاء
تقوم بعملية تنفيذ التدفق النقد والأموال المستحقة لشركتك عن السلع أو الخدمات المقدمة.
تكون هذه الأموال عادة مستحقة من قبل عملائك للمشتريات التي تمت بائتمان، مما يعني أنها لم يتم دفعها بعد من قبل العملاء.
بعبارة أخرى، تدير برامج إدارة الحسابات المدينة وجمع الديون من العملاء.
إدارة الحسابات المدينة هي وظيفة رئيسية ضمن برامج المحاسبة الأوسع نطاقًا بسبب كونها حسابًا للأصول في القائمة المالية تمثل الأموال المستحقة لمؤسستك في المدى القصير.
تقوم برنامج حسابات الدائنة بإدارة الأموال المستحقة من المدنين، توفر نظامًا متنسقًا لضمان عملية تنفيذ المهام المتعلقة بالدائنين مثل معالجة الفواتير، وموافقات الدفع، وتنفيذ المدفوعات.
استخدام برامج إدارة الحسابات المدينة الصحيحة يمكن أن يُمكن المؤسسات من:
- خفض تكاليف العمالة المتعلقة بتسجيل وجمع مدفوعات العملاء من خلال تحسين التوتير والكفاءة.
- زيادة نسبة الحسابات المدينة المستحقة التي تم تحصيلها من خلال توحيد وتنقية أفضل الممارسات لجمع الديون (تحديد جداول زمنية لتصعيد أنشطة جمع الديون، وتنبيهات للمدفوعات المتأخرة، إلخ).
- تحسين نسبة الحسابات المدينة المستحقة التي تم تحصيلها من خلال تسهيل التواصل مع عملاء الديون باستخدام رسائل جمع متكاملة وقوالب رسائل.
- توفير المزيد من السيولة النقدية للعمل من خلال تقليل الوقت المتوسط الذي يستغرقه العملاء للدفع.
وظائف البرنامج
التعريف
إنشاء سجلات حسابات العملاء
إنشاء سجلات لتتبع التزامات دفع العملاء
إدارة قاعدة بيانات العملاء
قاعدة بيانات العملاء تمكِّن من تتبع معلومات العملاء مثل الاسم، ووسائل الاتصال، وطريقة الدفع المفضلة، والعنوان، وما إلى ذلك.
تقارير الرصد
تقارير الرصد تمكّن المستخدمين من رصد سجلات الحسابات المدينة حسب عدد الأيام التي مضت دون تسديدها.
البحث والتصفية في السجلات/الحسابات
سهولة البحث والتصفية في قاعدة بيانات الحسابات المدينة يمكن أن تؤثر على فعالية جهود تحصيل فواتير الشركة.
إنشاء الفواتير
الفواتير ستوثّق معلومات مثل ما تم تحصيل الفاتورة منه، ومقابل ماذا ، ومتى يجب أن يتم الدفع، وما هي شروط دفع العميل، وما هي وسائل الدفع المقبولة، وتفاصيل تكاليف العناصر والخدمات والضرائب، وما إلى ذلك.
تطبيق مرن للفوائد ورسوم التأخير
شروط الفوائد تحدد مقدار الرسوم المفروضة على العميل في حالة عدم سداد الدفعة في الوقت المناسب.
دعم الفواتير المتكررة
يتيح للعملاء إعداد دفعات متكررة عبر ACH أو وسائل أخرى، مما يزيد من معدلات التحصيل ويقلل من الوقت المستغرق في جمع مدفوعات العملاء.
خصومات للدفعات المبكرة
دعم خصومات الدفع المبكر يمكن أن يكون جزءًا مهمًا من عرض قيمة الشركة لتحسين رضا العملاء وتحقيق ميزة تنافسية.
قوالب جاهزة لرسائل التذكير بالدفع
رسائل التذكير بالدفع هي رسائل تحصيل، وقوالب رسائل التذكير بالدفع يمكن استخدامها لتقليل الوقت الذي ينفقه الموظفون عند تحصيل الأرصدة المتأخرة للعملاء.
الربط مع البريد الإلكتروني لإصدار الفواتير وجمع المدفوعات
القدرة على إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني من الموديول يمكن أن تحسن من سير العمل والكفاءة المتعلقة بأنشطة التحصيل.
نصوص مكالمات التحصيل
تزويد الموظفين بنصوص مكالمات التحصيل يمكن أن يعزز من معدلات التحصيل ويضمن الجودة في مرحلة حساسة من علاقات العملاء.
تصاعد جمع الديون
المميزات التي تقدم خطوات سير عمل ديناميكية لتكثيف أنشطة جمع الديون (بما في ذلك المكالمات أو الإرساليات المتكررة أو إشراك موظفين أكثر كباراً) يمكن أن تحسن من معدلات جمع الديون.
التحقق من الائتمان
القدرة على تشغيل فحوصات الائتمان واستقبال نتائجها داخل الموديول يمكن أن تحسن من كفاءة العملية وإدارة البيانات ذات الصلة.
فوائد برامج حسابات العملاء
من فوائد برامج إدارة حسابات العملاء، سواء كان برنامج مستقل أو موديول داخل نظام المحاسبة، تشمل:
تحسن التدفق النقدي
تم تصميم برامج إدارة حسابات المدينين لمساعدتك في إدارة ائتمان العملاء بما يضمن الحصول على مدفوعات في الوقت المناسب.
نظرا لأن هذه المدفوعات هي التي تغذي أعمالك من المهم اختيار البرنامج المناسب لتسجيل وإدارة وتتبع حساباتك المدينة.
تحسين علاقات العملاء
وحدة حسابات المدينة لديك لا تقتصر على تتبع سجلات الحسابات المدينة فحسب، بل توفر لك أيضًا قاعدة بيانات دائمة للعملاء.
تخزِّن قائمة العملاء الرئيسية سجلات العملاء الفردية مع معلومات الاتصال، والعناوين، والشروط، وغيرها من بيانات العملاء.
في كل مرة تقوم فيها بإدخال حساب مدين، يتم ربطه بالعودة إلى عميل معين.
من خلال إمكانيات الفرز والتصفية، يمكنك بسهولة تحديد العملاء الذين يتمتعون بسمعة جيدة أو العملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة.
مع زيادة سهولة إعداد التقارير، ستتمكن من تحديث نفسك بسرعة بالمعلومات التي تحتاجها لاتخاذ القرارات التجارية الرئيسية.
تحسين إدارة ائتمان العملاء
حسابات الدائنين في الأساس هي سجل للائتمان المؤقت الذي تمنحه لعملائك، تماما كما يقوم البنك بتقديم القروض، تحتاج إلى تحديد من هم العملاء الذين يستحقون الائتمان ومن لا يستحقونه.
لا داعي لاستخدام جداول بيانات متعددة لمعرفة المدفوعات المتأخرة وكمية الفوائد التي يجب عليك تحصيلها، عندما يكون لديك البرنامج المناسب في مكانه.
إعرف وضعك المالي من خلال برامج إدارة الحسابات المدينة
فهم وضعك النقدي الحالي والمتوقع يمكنك من اتخاذ قرارات تجارية ذكية.
تضمن لك برامج إدارة حسابات الدائنين دقة البيانات التي ستستند إليها لاتخاذ هذه القرارات.
- من يدين لك بالمال؟
- مقدار الأموال المستحقة؟
- ما هو تدفق النقد المتوقع؟
برامج إدارة حسابات القبض تجيب عن هذه الأسئلة وأسئلة أخرى حول الدخل الذي تحصل عليه من عملائك.
الاختلافات عن برامج تحصيل الديون
بالرغم من أن برامج إدارة حسابات العملاء تقوم بتحصيل الديون المستحقة لشركتك، إلا أنها تختلف عن برامج تحصيل الديون المخصصة.
ذلك لأن برنامج تحصيل الديون المخصص يهدف إلى توفير إمكانيات التحصيل التي تتجاوز ما يقدمه نظام حسابات العملاء التقليدي.
حتى لو لم يتم تمديد الائتمان للعملاء ، قد يكونوا لا يزالون يُنشئون فواتير يجب أن يتم دفعها من قبل العملاء قبل أن يبدأوا عملهم.
في الوقت نفسه ، يتم استخدام برامج تحصيل الديون عادةً إما من قبل قسم التحصيل في الشركة، أو من قبل شركة مخصصة تقدم خدمات تحصيل للشركات الأخرى.
سبب آخر قد يدفع الشركة للنظر في برامج تحصيل الديون هو تحسين جهود التحصيل من المدينين الذين يصعب تحصيل الديون منهم.
ستشمل هذه الوظائف سجلات الاتصال التفصيلية لاكتشاف نهج التواصل المفضل، وتتبع الإجراءات القانونية.
قد تحتاج بعض الصناعات إلى تطبيق إجراءات الامتثال المتخصصة بحسب الصناعة.
دليل أسعار البرامج
تبدأ تكلفة برامج إدارة حسابات القبض بين 9 دولارات شهريًا و250 دولارًا شهريًا.
قد تعتمد التكلفة عادةً على عدد المستخدمين، وعدد الفواتير التي تتم إنشاؤها شهريًا، وعدد العملاء/المدينين الذين ستخزن معلومات عنهم.
عامل آخر يجب مراعاته هو ما إذا كنت تقوم بشراء برنامج إدارة حسابات العملاء مستقل أم موديول مدمج مع برنامج حسابات كامل.
عادةً ما تكون برامج الحسابات السحابية لديها تسعير الاشتراك حيث تدفع على أساس شهري.
في بعض الأحيان، قد تكون هذه التكلفة الشهرية تكلفة لكل مستخدم.
البرمجيات المثبتة محلياً أو في موقع العمل ستكون عادة مشتراة مقدمًا.
وهذا يعني أنه ستدفع تكلفة أكبر على المدى القصير لأي عملية شراء، وتنفيذ، وتكاليف التدريب.
ستكون هناك تكاليف مستمرة بعد ذلك لأي دعم قد يكون مطلوبًا أو لتحديثات سنوية للبرنامج.
ماذا تحتاج شركتك؟
اختيار أفضل برنامج لإدارة الحسابات المدينة يبدأ من خلال معرفة احتياجات شركتك.
ما هي الميزات التي تركز عليها؟ ما هو نطاق السعر الذي تحاول البقاء ضمنه؟ ما هي الإضافات التي تحتاجها مع أنظمة أخرى؟
برامج إدارة حسابات القبض للشركات الصغيرة
من المحتمل أن لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى برنامج متخصص مستقل لحسابات العملاء.
سيساعدك اختيار برنامج محاسبة للشركات الصغيرة يحتوي على ميزات حسابات القبض في تتبع الدخل من خلال مراقبة الأموال التي تم استلامها أو المستحقة من الفواتير.
ويشمل ذلك إنشاء الفواتير وسجلات العملاء للمساعدة في تنظيم أعمالك بشكل أفضل من الأساليب اليدوية.
قد يستفيد الأشخاص الذين يعملون على حسابهم الخاص أو لديهم أعمال صغيرة جدًا من العثور على برنامج مجاني لحسابات المدينين.
عادة ما تكون هذه الخيارات المجانية إصدارات مخفضة من الخيارات المدفوعة، غالبا ما تكون هناك قيود على عدد المستخدمين، أو قيود على عدد الفواتير التي يمكن إنشاؤها.
برامج إدارة حسابات القبض للشركات المتوسطة
غالبية المشترين الذين يبحثون عن برنامج متخصص لحسابات العملاء سيندرجون تحت هذه الفئة.
قد يكون لدى هذه الشركات برنامج محاسبة موجود أو قد لا يكون لديها، وهي تحاول العثور على وسيلة لتنفيذ وتبسيط عملياتها المتعلقة بالحسابات الدائنة.
عموما ، تعتبر هذه الشركات شركاتٍ صغيرة ناشئة، وتعلم أن دفعات العملاء في الوقت المناسب ستحسن من تدفق النقد وتتيح لها استخدام السيولة النقدية المزيدة في تطوير أعمالها.
يجب أن تبحث الشركات ذات الحجم المتوسط عن برنامج يساعدها في تقليل مدة البيع المعلقة (DSO) وتوقع التدفق النقدي بدقة.
يمكن أن تساعد التحليلات التنبؤية في برامج حسابات القبض المستقلة في تحديد العملاء الذين قد يشكلون مخاطر أعلى ، مما يساعدك على تجنب المشكلات قبل حدوثها حتى.
وإلا ، فإن هذه البرامج ستتطلب (وعادةً ما تقدم) ميزة CRM لتحصيل الديون أقوى لمراقبة التواصل بين شركتك والعملاء المدينين لديك.
برامج إدارة حسابات العملاء للشركات الكبيرة
الشركات الكبيرة ستحتاج إلى أعلى مستوى من التنفيذ في عملياتها المتعلقة بالحسابات الدائنة.
قد تقرر هذه الشركات ببساطة البحث عن مجموعة ERP تتضمن وحدة AR قوية ، حيث أن هذه الشركات من المحتمل أن تنتج آلاف الفواتير شهرياً ، وتمدد الائتمان بانتظام لعملائها من أجل زيادة المبيعات والأعمال.
يمكن أن تزيد تقديم شروط دفع مرنة للعملاء عادةً من المبيعات ، وسيضمن برنامج للأعمال الضخمة في الحسابات الدائنة أنه لن يتم ترك أي فاتورة دون دفع.
ستتطلب أنظمة الحسابات الدائنة الكبيرة التكامل مع برمجيات ERP مثل DEXEF ، Acumatica ، أو منتجات SAP.
هذه الشركات عادةً ما تمتلك فرقًا مخصصة للحسابات الدائنة تتولى مهمة مراقبة وتتبع سير العمل في عمليات الحسابات الدائنة في شركتك.
سيخلق فريقك وبرنامج الحسابات الدائنة معًا زيادة فورية في التحصيل لتحسين الإنتاجية ، وزيادة السيولة النقدية ، وتحسين التواصل مع العملاء.
هل برنامج DEXEF يصلح لإدارة حسابات العملاء؟
برنامج DEXEF هو برنامج قوي لإدارة حسابات العملاء للشركات، يتيح لك تتبع وإدارة الفواتير والدفعات بكفاءة.
يوفر البرنامج واجهة سهلة الاستخدام تمكنك من تنظيم العمليات المالية بشكل فعال ومراقبة الحسابات المتأخرة في السداد.
كما يتيح لك DEXEF إنشاء تقارير تحليلية تساعد في تقدير تدفق النقد وتوقع الاحتياجات المالية المستقبلية.
تمتاز DEXEF بقدرتها على التكامل مع أنظمة أخرى داخل الشركة ، مما يسهل تنسيق ومشاركة البيانات المالية بسلاسة.
بفضل وظائفها المتقدمة ، يمكن لشركات مختلفة الأحجام الاستفادة من DEXEF لتحسين كفاءة إدارة حساباتها الدائنة وتحقيق تدفق نقدي أكثر استقرارًا.
